文章の書き方
文法、綴り、句読点
文章で何かを伝えようとする際には、文法や句読点、綴りや仮名を間違えないように気をつけましょう。筆者に対する読者の印象は、文章の中身だけでなく、書き方によっても決まります。したがって、ミスやエラーがあると確実に悪い印象を与えてしまいます。
目的を定める
ただ机に向かってむやみに書き出すのではなく、この文章を書く目的は何なのか、と考えることからまず始めてみてください。執筆の目的を定めれば、何をどのように書けばよいかが明確になります。
読者のために書く
常に読者のことを頭に入れて書きましょう。対象となる読者が分かっている場合は、その人たちはどんなことを既にに知っているかを考えるようにしましょう。特定の個人やグループに向けて文章を書く場合は、それぞれの読者の興味や関心事を考慮に入れながら、一人ひとりの読者に合わせた文章となるよう工夫します。
会話のトーン
ビジネス文書においてはフォーマルなスタイルが使われるのが普通ですが、文章によってはもっとくだけたトーンが適している場合もあります。とりわけ、消費者に語りかける場合には、この文章を書いているのはロボットではなく血の通った人間なのだと感じてもらえることが大切です。読者に語りかけるようなトーンを使うことで、読者間とのコミュニケーションやつながりが実現しやすくなりますし、また読者にもそう感じてもらえると思います。
構成
文章の構成はとても重要です。自分の考えをどうやって読者に伝えるのか？ビジネス文書では、最も重要な情報を最初に伝えることが大切です。大抵の人は一番始めの段落を読んでから残りの文章を読むかどうかを決めますから、重要なポイントは最初に置くようにしましょう。
言葉の選び方
ある分野の専門家が、その分野の専門用語や標語を並べ立てるのは簡単なことです。おそらく何も考えなくてもできるでしょう。ただ、そうしたいのなら、その前に読者のことを考えるようにしてください。読者は何を知りたがっているのかを考慮に入れるのです。誰が読んでも理解できるよう、基本的な言葉を使ってみましょう。
